Tous les actualités, aussi bien RH que Management, en passant par l’IT, s’accordent sur le fait que l’avenir du travail sera hybride !

Mais avez-vous bien considéré les différentes solutions pour passer au travail hybride ? Notre équipe de consultants IT vous donne des éléments de réponse dans cet article !

Définition et situation du travail hybride

Tout d’abord revenons sur la définition. Le travail hybride consiste à alterner le travail dans les bureaux de l’entreprise, et le télétravail.

En effet, depuis plusieurs années, de nombreuses startup et sociétés IT prônent le télétravail et ses vertus. Déjà avant la crise sanitaire, ils mettaient en avant le gain de productivité et de flexibilité pouvant en découler.

Puis, en 2020 et 2021, beaucoup d’entre nous ont pu expérimenter de force le télétravail. Bien que lesdites vertus se soient confirmées, ses limites ont aussi pu être expérimentées.

En effet, beaucoup ont mal vécu le « full télétravail » par manque de lien sociaux, et décrochage de sens par l’absence de relation humaine.

Évidemment nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail, mais le constat reste partagé que de le pratiquer à 100% n’est pas viable et ne correspond pas à l’esprit d’entreprise du « construire ensemble ».

Avec donc d’un côté des salariés demandeurs de télétravail, d’un autre un besoin de rassembler les équipes dans un besoin social, la mixité entre les deux apparaît comme le compromis universel.

De plus, le travail hybride implique aussi le cas du travail depuis chez un client, ou lors de déplacements.

Quelle répartition entre télétravail et présentiel ?

Il faut alors se poser la question de la répartition entre temps sur place et temps en télétravail.

La réponse n’est pas universelle, mais il est important pour vous de vous poser les bonnes questions avec vos salariés :

• Le collaborateur a-t-il une préférence pour plus de télétravail ou plus de présentiel ?
• Le manager a-t-il besoin d’avoir ses équipes près de lui ? Attention ici aux managers toxiques qui répondent oui pour des raisons de flicage.
• Quel est le rythme des réunions (à privilégier en présentiel) ?
• Vos bureaux permettent-ils de recevoir tout le monde en même temps ?

Le mix des réponses vous permettra d’adapter la répartition la plus optimale pour votre entreprise et vos collaborateurs individuellement.

Souvent, on retrouve dans les entreprises un choix hebdomadaire porté vers 3 jours en présentiel minimum, soit jusqu’à 2 en télétravail.

Mais la vraie question à vous poser avant toute chose est : Êtes-vous bien équipés pour le travail hybride ?

Comment gérer techniquement le travail hybride ?

Maintenant que nous sommes convaincus que le travail doit être hybride, il reste à proposer à l’ensemble de nos salariés les outils pour pouvoir gérer cette alternance présentiel/distanciel.

Quel équipement informatique prévoir pour le travail hybride ?

Si le collaborateur doit pouvoir travailler à la fois au bureau et à la maison, il doit fatalement avoir un poste aux deux endroits.

La solution la plus courante est donc d’équiper ses collaborateurs d’ordinateurs portables, qu’ils pourront transporter à leur gré. C’est la solution la plus économique et la plus flexible. Elle représente cependant des inconvénients liés au transport, qui peut impliquer des risques d’oubli, de casse, de perte ou de vol.

L’alternative étant de proposer 2 postes aux collaborateurs, un pour le bureau et un pour la maison. Plus cher, mais ainsi moins de risques au niveau du transport.

Une solution serait aussi de mettre en place un environnement de travail accessible par le salarié de partout, y compris depuis un poste personnel ou avec un PC d’emprunt. Il faut bien sûr ici l’accord du salarié qui n’a aucune obligation d’utiliser un matériel n’appartenant pas à l’entreprise. Cependant, il devient de plus en plus courant que les salariés, eux-mêmes déjà équipés personnellement, proposent d’eux-mêmes de recourir à leur propre équipement.

Bien sûr il faudra dans tous les cas s’assurer que le collaborateur ait accès aux ressources, données et outils, de l’entreprise partout, tout en veillant à la cybersécurité.

Comment assurer le travail hybride par le cloud ?

Quel que soit la machine ou le lieu, le collaborateur doit pouvoir accéder à son espace de travail. Le travail hybride, par son caractère nomade, exclut donc les solutions de serveur local, fermé au reste du monde. Héberger vos données et logiciels sur le cloud est donc la seule solution viable.

Les logiciels SaaS

D’ailleurs, c’est pour cela que les outils SaaS (Software as a Service), accessibles via navigateur web, ont le vent en poupe !

On retrouve donc souvent des logiciels de type ERP, CRM, SIRH, compta, gestion de projet sur le cloud. Il est d’ailleurs assez rare que ces prestataires de service ne se soient pas approprié ces technologies. N’hésitez donc pas à consulter votre prestataire si vous êtes encore sur des solutions d’hébergement en local.

Les environnements distants

Certains logiciels impliquent un hébergement local. Il peut s’agir de raisons techniques ou de cybersécurité. En effet le full cloud peut être considéré comme une porte ouverte aux pirates.

La solution consiste alors de passer par des terminaux d’accès distants. Concrètement ici, l’utilisateur se connecte par internet à un terminal qu’il contrôle à distance. Ce terminal étant, quant à lui, raccordé en local, il peut donc accéder aux ressources et outils de l’entreprise qui y sont hébergés.

Les suites Office365 et Google Drive

Pour ne citer que les outils les plus complets et connus, nous ne pouvons manquer de parler d’Office 365 et de Google Drive.

Ces suites intègrent des solutions de traitement de textes, des tableurs et diaporama, mais aussi des solutions de travail collaboratifs et de messagerie. Elles permettent surtout de travailler de manière collaborative simultanément sur les mêmes fichiers. Les sauvegardes automatiques et le versioning assurent une forme de sécurité pour limiter les risques de perte de votre travail.

Professionnellement parlant, la solution de Microsoft Office 365 – et notamment l’outil Teams – est la plus répandue. Elle représente un coût par utilisateur généralement abordable, pour un ensemble clef en main qui satisfera le plus grand nombre.

De son côté, Google propose ses propres outils accessibles via navigateur. Totalement gratuite, la suite présente une ergonomie différente et parfois difficile à exploiter pour les moins habitués.

La cybersécurité au cœur des préoccupations

Indépendamment des choix techniques retenus, les contextes technologiques et économiques actuels imposent d’être extrêmement prudents en matière de cybersécurité.

Juste pour l’exemple, le FBI a indiqué qu’en avril 2020 (au cœur des premiers confinements au niveau mondial) avoir reçu entre 3 000 et 4 000 plaintes de cybersécurité par jour, soit un bond considérable par rapport aux 1 000 plaintes quotidiennes reçues avant la pandémie.

Il est donc indispensable de vous prémunir contre ce risque. N’hésitez pas à consulter notre article dédié à la cybersécurité.

Au final, quelles sont les bonnes solutions pour le travail cloud dans mon entreprise ?

Nous avons passé brièvement en revue des questions à se poser et présenté des solutions de travail hybrides. Cet article n’a pas forcément donné des réponses concrètes pour votre propre entreprise. Et pour cause, chaque entreprise est différente. Vos besoins varient selon vos métiers, vos collaborateurs, votre budget …

Vous souhaitez étudier ou approfondir la question ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner depuis la planification jusqu’au déploiement des solutions appropriées.