Comment équiper vos salles de réunion en visioconférence
Quelle société aujourd’hui peut se passer de visioconférences ?
Même les plus petites ont dû s’y mettre depuis la crise sanitaire. Et depuis, cette solution de communication s’est pérennisée, que ce soit pour limiter les déplacements inutiles ou pour assurer les réunions même lorsque les collaborateurs sont en télétravail.
Cependant, les visioconférences restent complexes à gérer quand il s’agit de « mettre autour de la table » des collaborateurs présents sur site en salle de réunion, et d’autres en distanciel.
Passons donc en revue quelques solutions, notamment le Barco Clickshare de la gamme Logitech, pour équiper vos salles de réunions en solution de visio !
Des solutions de visio selon la taille de vos salles
Il n’y a pas de réponse type à quel système de visio est le meilleur !
En effet plusieurs critères vont entrer en compte. Le principal est bien sûr la taille de votre salle de réunion !
Par exemple, la captation de l’image et du son est très différente entre un petite salle fermée et une grande salle élargie. Et bien sûr, l’équipement nécessaire sera proportionnellement différent.
Passons donc en revue quelques cas fréquents, de la petite salle à la plus grande.
Salle de réflexion / discussion
Il s’agit ici d’une configuration peu utilisée, de par le caractère unique de participant dans la salle.
Généralement les utilisateurs uniques privilégient de rester sur leur ordinateur personnel avec un casque. Cependant cette solution offre un meilleur confort d’échange, et a tendance à se développer depuis la crise sanitaire.
Dans cette configuration, il est conseillé de placer la webcam, en noir sur l’image, en dessous de la télé. L’interlocuteur étant unique, la caméra sera alors au niveau de son visage.
Le modèle CX-20 de Clickshare sera ici parfaitement adapté.
Concernant la webcam, même si la prise est individuel, il faut penser au recul de cette installation, et prévoir un minimum de qualité.
Le câblage est assez simpliste, il suffit de connecter la base du Clickshare (4) à la télé en HDMI (1) et au réseau de la salle (3). Le commutateur du Clickshare (2) fonctionne sans fil et se connecte en USB sur votre PC (le soft s’installe depuis le Clickshare en quelques clics).
Petite salle de conférence
C’est le cas le plus fréquent des petites structures ou petits services, qui accueillent dans la salle 6 personnes ou moins.
En termes d’équipement télé, Clickshare et branchement, nous restons sur la même typologie que le premier cas. Un commutateur est généralement suffisant ici.
Ca se complexifie au niveau de la captation vidéo. Ici, le nombre de personnes implique un balayage de la caméra. Un modèle de base type Meetup, assure ce bon compromis.
Ce modèle présente également un avantage en termes de captation audio, car même si la salle n’est pas grande, un modèle de webcam d’entrée de gamme risquera d’enregistrer des bruits perturbateurs et de rendre la compréhension difficile par les personnes à distance.
Salle de réunion moyenne
A partir d’une certaine dimension de salle et de participants, il convient d’investir dans des équipements plus pointus pour garder un bon confort vidéo et audio.
En plus des équipement des plus petites salles (voir précédemment), la base Clickshare (ici en 5) doit être connectée à un hub pour l’écran (en 6). Côté table, pour l’audio (la distance n’est plus suffisante pour permettre une captation qualitative depuis la base), il faut prévoir un autre hub (7). Ces deux hubs doivent être connectés en réseau à l’aide d’un câble RJ45 cat 6A.
Dans cet upgrade, nous conseillons le modèle CX-30 de Barco Clickshare, avec deux commutateurs pour faciliter l’enchainement du partage.
Qui dit plus grande salle, dit aussi plus de balayage et zoom à faire pour la captation vidéo. Nous préconisons donc de passer au modèle Rally de la caméra.
Grande salle de réunion
Toujours dans la même logique, une plus grande salle amène une problématique de captation vidéo et audio.
De plus il y a différentes manières de mettre beaucoup de participants.
Dans le cas des tables très longues, il faudra travailler la profondeur.
Ce schéma implique l’ajouter d’un hub micro, et de récepteurs audio disséminés tout au long de la table. Ainsi, le risque de moins entendre les personnes éloignés sera bien moindre. Bien sûr cela implique un coût d’autant plus élevé.
Les salles de réunion plus larges, type salle en carré, suivront un modèle similaire :
Pas de réelle différence en matière d’équipement, en revanche, il faudra prévoir toujours plus de micro connecté au hub micro.
D’ailleurs en parlant d’audio, il faut aussi penser à l’émission pour entendre le son. Il faudra donc investir au passage dans de meilleures enceintes, également réparties dans la salle.
Sur ces deux exemples, le modèle Rally Plus couvrira les besoins supplémentaires en matière d’audio et de vidéo.
Comment bien choisir l’équipement pour sa salle de visioconférence ?
Cet article a pour but principal d’illustrer quelques cas de configuration fréquents.
Néanmoins, votre besoin est sans doute différent, avec des subtilités à prendre en compte selon votre salle et le nombre de participants de vos visio de réunion.
N’hésitez donc pas à faire appel à nos services pour les professionnels. Nos équipes savent prendre en compte les spécificités propre à vos salles et besoins, ainsi que les problématiques budgétaires.
Contactez-nous pour étudier ensemble votre besoin !