Quelle société aujourd’hui peut se passer de visioconférences ?

Même les plus petites ont dû s’y mettre depuis la crise sanitaire. Et depuis, cette solution de communication s’est pérennisée, que ce soit pour limiter les déplacements inutiles ou pour assurer les réunions même lorsque les collaborateurs sont en télétravail.

Cependant, les visioconférences restent complexes à gérer quand il s’agit de « mettre autour de la table » des collaborateurs présents sur site en salle de réunion, et d’autres en distanciel.

Passons donc en revue quelques solutions, notamment le Barco Clickshare de la gamme Logitech, pour équiper vos salles de réunions en solution de visio !

Des solutions de visio selon la taille de vos salles

Il n’y a pas de réponse type à quel système de visio est le meilleur !

En effet plusieurs critères vont entrer en compte. Le principal est bien sûr la taille de votre salle de réunion !

Par exemple, la captation de l’image et du son est très différente entre un petite salle fermée et une grande salle élargie. Et bien sûr, l’équipement nécessaire sera proportionnellement différent.

Passons donc en revue quelques cas fréquents, de la petite salle à la plus grande.

Salle de réflexion / discussion

Il s’agit ici d’une configuration peu utilisée, de par le caractère unique de participant dans la salle.

Généralement les utilisateurs uniques privilégient de rester sur leur ordinateur personnel avec un casque. Cependant cette solution offre un meilleur confort d’échange, et a tendance à se développer depuis la crise sanitaire.

Dans cette configuration, il est conseillé de placer la webcam, en noir sur l’image, en dessous de la télé. L’interlocuteur étant unique, la caméra sera alors au niveau de son visage.

Le modèle CX-20 de Clickshare sera ici parfaitement adapté.

Concernant la webcam, même si la prise est individuel, il faut penser au recul de cette installation, et prévoir un minimum de qualité.

Le câblage est assez simpliste, il suffit de connecter la base du Clickshare (4) à la télé en HDMI (1) et au réseau de la salle (3). Le commutateur du Clickshare (2) fonctionne sans fil et se connecte en USB sur votre PC (le soft s’installe depuis le Clickshare en quelques clics).

Petite salle de conférence

C’est le cas le plus fréquent des petites structures ou petits services, qui accueillent dans la salle 6 personnes ou moins.

En termes d’équipement télé, Clickshare et branchement, nous restons sur la même typologie que le premier cas. Un commutateur est généralement suffisant ici.

Ca se complexifie au niveau de la captation vidéo. Ici, le nombre de personnes implique un balayage de la caméra. Un modèle de base type Meetup, assure ce bon compromis.

Ce modèle présente également un avantage en termes de captation audio, car même si la salle n’est pas grande, un modèle de webcam d’entrée de gamme risquera d’enregistrer des bruits perturbateurs et de rendre la compréhension difficile par les personnes à distance.

Salle de réunion moyenne

A partir d’une certaine dimension de salle et de participants, il convient d’investir dans des équipements plus pointus pour garder un bon confort vidéo et audio.

En plus des équipement des plus petites salles (voir précédemment), la base Clickshare (ici en 5) doit être connectée à un hub pour l’écran (en 6). Côté table, pour l’audio (la distance n’est plus suffisante pour permettre une captation qualitative depuis la base), il faut prévoir un autre hub (7). Ces deux hubs doivent être connectés en réseau à l’aide d’un câble RJ45 cat 6A.

Dans cet upgrade, nous conseillons le modèle CX-30 de Barco Clickshare, avec deux commutateurs pour faciliter l’enchainement du partage.

Qui dit plus grande salle, dit aussi plus de balayage et zoom à faire pour la captation vidéo. Nous préconisons donc de passer au modèle Rally de la caméra.

Grande salle de réunion

Toujours dans la même logique, une plus grande salle amène une problématique de captation vidéo et audio.

De plus il y a différentes manières de mettre beaucoup de participants.

Dans le cas des tables très longues, il faudra travailler la profondeur.

Ce schéma implique l’ajouter d’un hub micro, et de récepteurs audio disséminés tout au long de la table. Ainsi, le risque de moins entendre les personnes éloignés sera bien moindre. Bien sûr cela implique un coût d’autant plus élevé.

Les salles de réunion plus larges, type salle en carré, suivront un modèle similaire :

Pas de réelle différence en matière d’équipement, en revanche, il faudra prévoir toujours plus de micro connecté au hub micro.

D’ailleurs en parlant d’audio, il faut aussi penser à l’émission pour entendre le son. Il faudra donc investir au passage dans de meilleures enceintes, également réparties dans la salle.

Sur ces deux exemples, le modèle Rally Plus couvrira les besoins supplémentaires en matière d’audio et de vidéo.

Source photos : Logitech

Comment bien choisir l’équipement pour sa salle de visioconférence ?

Cet article a pour but principal d’illustrer quelques cas de configuration fréquents.

Néanmoins, votre besoin est sans doute différent, avec des subtilités à prendre en compte selon votre salle et le nombre de participants de vos visio de réunion.

N’hésitez donc pas à faire appel à nos services pour les professionnels. Nos équipes savent prendre en compte les spécificités propre à vos salles et besoins, ainsi que les problématiques budgétaires.

Contactez-nous pour étudier ensemble votre besoin !

Tous les actualités, aussi bien RH que Management, en passant par l’IT, s’accordent sur le fait que l’avenir du travail sera hybride !

Mais avez-vous bien considéré les différentes solutions pour passer au travail hybride ? Notre équipe de consultants IT vous donne des éléments de réponse dans cet article !

Définition et situation du travail hybride

Tout d’abord revenons sur la définition. Le travail hybride consiste à alterner le travail dans les bureaux de l’entreprise, et le télétravail.

En effet, depuis plusieurs années, de nombreuses startup et sociétés IT prônent le télétravail et ses vertus. Déjà avant la crise sanitaire, ils mettaient en avant le gain de productivité et de flexibilité pouvant en découler.

Puis, en 2020 et 2021, beaucoup d’entre nous ont pu expérimenter de force le télétravail. Bien que lesdites vertus se soient confirmées, ses limites ont aussi pu être expérimentées.

En effet, beaucoup ont mal vécu le « full télétravail » par manque de lien sociaux, et décrochage de sens par l’absence de relation humaine.

Évidemment nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail, mais le constat reste partagé que de le pratiquer à 100% n’est pas viable et ne correspond pas à l’esprit d’entreprise du « construire ensemble ».

Avec donc d’un côté des salariés demandeurs de télétravail, d’un autre un besoin de rassembler les équipes dans un besoin social, la mixité entre les deux apparaît comme le compromis universel.

De plus, le travail hybride implique aussi le cas du travail depuis chez un client, ou lors de déplacements.

Quelle répartition entre télétravail et présentiel ?

Il faut alors se poser la question de la répartition entre temps sur place et temps en télétravail.

La réponse n’est pas universelle, mais il est important pour vous de vous poser les bonnes questions avec vos salariés :

• Le collaborateur a-t-il une préférence pour plus de télétravail ou plus de présentiel ?
• Le manager a-t-il besoin d’avoir ses équipes près de lui ? Attention ici aux managers toxiques qui répondent oui pour des raisons de flicage.
• Quel est le rythme des réunions (à privilégier en présentiel) ?
• Vos bureaux permettent-ils de recevoir tout le monde en même temps ?

Le mix des réponses vous permettra d’adapter la répartition la plus optimale pour votre entreprise et vos collaborateurs individuellement.

Souvent, on retrouve dans les entreprises un choix hebdomadaire porté vers 3 jours en présentiel minimum, soit jusqu’à 2 en télétravail.

Mais la vraie question à vous poser avant toute chose est : Êtes-vous bien équipés pour le travail hybride ?

Comment gérer techniquement le travail hybride ?

Maintenant que nous sommes convaincus que le travail doit être hybride, il reste à proposer à l’ensemble de nos salariés les outils pour pouvoir gérer cette alternance présentiel/distanciel.

Quel équipement informatique prévoir pour le travail hybride ?

Si le collaborateur doit pouvoir travailler à la fois au bureau et à la maison, il doit fatalement avoir un poste aux deux endroits.

La solution la plus courante est donc d’équiper ses collaborateurs d’ordinateurs portables, qu’ils pourront transporter à leur gré. C’est la solution la plus économique et la plus flexible. Elle représente cependant des inconvénients liés au transport, qui peut impliquer des risques d’oubli, de casse, de perte ou de vol.

L’alternative étant de proposer 2 postes aux collaborateurs, un pour le bureau et un pour la maison. Plus cher, mais ainsi moins de risques au niveau du transport.

Une solution serait aussi de mettre en place un environnement de travail accessible par le salarié de partout, y compris depuis un poste personnel ou avec un PC d’emprunt. Il faut bien sûr ici l’accord du salarié qui n’a aucune obligation d’utiliser un matériel n’appartenant pas à l’entreprise. Cependant, il devient de plus en plus courant que les salariés, eux-mêmes déjà équipés personnellement, proposent d’eux-mêmes de recourir à leur propre équipement.

Bien sûr il faudra dans tous les cas s’assurer que le collaborateur ait accès aux ressources, données et outils, de l’entreprise partout, tout en veillant à la cybersécurité.

Comment assurer le travail hybride par le cloud ?

Quel que soit la machine ou le lieu, le collaborateur doit pouvoir accéder à son espace de travail. Le travail hybride, par son caractère nomade, exclut donc les solutions de serveur local, fermé au reste du monde. Héberger vos données et logiciels sur le cloud est donc la seule solution viable.

Les logiciels SaaS

D’ailleurs, c’est pour cela que les outils SaaS (Software as a Service), accessibles via navigateur web, ont le vent en poupe !

On retrouve donc souvent des logiciels de type ERP, CRM, SIRH, compta, gestion de projet sur le cloud. Il est d’ailleurs assez rare que ces prestataires de service ne se soient pas approprié ces technologies. N’hésitez donc pas à consulter votre prestataire si vous êtes encore sur des solutions d’hébergement en local.

Les environnements distants

Certains logiciels impliquent un hébergement local. Il peut s’agir de raisons techniques ou de cybersécurité. En effet le full cloud peut être considéré comme une porte ouverte aux pirates.

La solution consiste alors de passer par des terminaux d’accès distants. Concrètement ici, l’utilisateur se connecte par internet à un terminal qu’il contrôle à distance. Ce terminal étant, quant à lui, raccordé en local, il peut donc accéder aux ressources et outils de l’entreprise qui y sont hébergés.

Les suites Office365 et Google Drive

Pour ne citer que les outils les plus complets et connus, nous ne pouvons manquer de parler d’Office 365 et de Google Drive.

Ces suites intègrent des solutions de traitement de textes, des tableurs et diaporama, mais aussi des solutions de travail collaboratifs et de messagerie. Elles permettent surtout de travailler de manière collaborative simultanément sur les mêmes fichiers. Les sauvegardes automatiques et le versioning assurent une forme de sécurité pour limiter les risques de perte de votre travail.

Professionnellement parlant, la solution de Microsoft Office 365 – et notamment l’outil Teams – est la plus répandue. Elle représente un coût par utilisateur généralement abordable, pour un ensemble clef en main qui satisfera le plus grand nombre.

De son côté, Google propose ses propres outils accessibles via navigateur. Totalement gratuite, la suite présente une ergonomie différente et parfois difficile à exploiter pour les moins habitués.

La cybersécurité au cœur des préoccupations

Indépendamment des choix techniques retenus, les contextes technologiques et économiques actuels imposent d’être extrêmement prudents en matière de cybersécurité.

Juste pour l’exemple, le FBI a indiqué qu’en avril 2020 (au cœur des premiers confinements au niveau mondial) avoir reçu entre 3 000 et 4 000 plaintes de cybersécurité par jour, soit un bond considérable par rapport aux 1 000 plaintes quotidiennes reçues avant la pandémie.

Il est donc indispensable de vous prémunir contre ce risque. N’hésitez pas à consulter notre article dédié à la cybersécurité.

Au final, quelles sont les bonnes solutions pour le travail cloud dans mon entreprise ?

Nous avons passé brièvement en revue des questions à se poser et présenté des solutions de travail hybrides. Cet article n’a pas forcément donné des réponses concrètes pour votre propre entreprise. Et pour cause, chaque entreprise est différente. Vos besoins varient selon vos métiers, vos collaborateurs, votre budget …

Vous souhaitez étudier ou approfondir la question ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner depuis la planification jusqu’au déploiement des solutions appropriées.

La cybersécurité au cœur de l’actualité

Après la crise sanitaire, c’est maintenant le contexte de tensions internationales qui remet au goût du jour les enjeux de cybersécurité. En effet, avec la digitalisation de l’ensemble de la société (dans tous ses sens du terme), les cyber pirates d’un camp ou de l’autre pourraient bien causer des dégâts directs et collatéraux à coups de cyber-attaques.

Les entreprises de toute taille peuvent donc être visées. C’est pourquoi votre structure se doit de prendre des mesures nécessaires et suffisantes pour se prémunir.

C’est en ce sens que le gouvernement a publié il y a quelques semaines un communiqué pour vous inviter à prendre des mesures préventives. Ce communiqué est porté par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

En tant que prestataire informatique, nous décryptons avec vous les solutions proposées dans celui-ci.

Les 5 mesures de cybersécurité préconisées par l’ANSSI pour les entreprises

Renforcer l’authentification sur les systèmes d’information

En général, vos données de travail se situent sur un espace accessible via un mot de passe. D’ailleurs vous pouvez commencer par vous assurer que vos fichiers sont bien inaccessibles de l’extérieur. Votre entreprise doit imposer cette authentification pour un minimum de sécurité.

Mais aujourd’hui, cela demeure insuffisant. En effet, un mot de passe peut se faire intercepter (par du phishing ou d’autres techniques) et un pirate expérimenté pourrait aisément le récupérer.

Vous pouvez cependant sensibiliser vos équipes à utiliser des mots de passe renforcé (long, alternant chiffres/lettres, majuscule/minuscule et caractères spéciaux). Vous pouvez aussi leur recommander de changer de mots de passe régulièrement.

Toutefois, ces mesures ne seront souvent qu’un frein pour un pirate qui souhaite absolument rentrer dans votre système.

La double authentification permet d’exploiter un autre support de connexion pour s’assurer que l’utilisateur connecté est bien celui recherché. Souvent, vous pourrez, après connexion à votre système sur PC, confirmer que c’est bien vous avec une authentification sur votre smartphone (code SMS ou appel).

Vous pouvez, par exemple, vous inspirer des banques, qui couplent les protections entre cartes de code, code confidentiel, empreinte digitale … votre entreprise a également la possibilité de mettre ce type de solutions en place ?

Accroître la supervision de sécurité

On rentre ici dans une supervision plus technique, souvent gérée au travers de votre prestataire. Elle consiste à mettre en place des alertes pour remonter tout comportement jugé anormal. En d’autres termes, si un utilisateur (est-ce d’ailleurs bien lui ?) fait une action inhabituelle sur votre système d’information, il faut vous en alerter pour savoir si celle-ci est normal. Le cas échéant, il faut tout de suite bloquer cet utilisateur.

Par exemple, une copie très massive de l’ensemble de vos dossiers clients. Ici, des outils comme des EDR, Sysmon ou XDR peuvent détecter ce type de comportement et les remonter instantanément.

A ne pas confondre avec les antivirus, qui vont simplement empêcher des logiciels virus d’agir en local. Ces derniers ne traitent pas de l’usurpation d’identité et droits d’accès liés

Sauvegarder hors-ligne les données et les applications critiques

On en revient aux basiques. Une bonne vieille sauvegarde physique réalisée régulièrement permettra de restaurer votre système à la date de cette sauvegarde.

Vous pouvez bien sur faire des sauvegardes en ligne de manière automatisée. C’est même recommandé. Mais si un pirate arrive à bloquer ces sauvegardes, vous resterez dépendant de lui pour une restauration. Sans même parler de pirates, les entreprises dont les sites et bases de données étaient hébergées uniquement sur le site d’OVH lors de son incendie récent à Strasbourg pourront témoigner l’importance de recourir à ces sauvegardes.

Concrètement, un disque dur externe, et un peu de temps à planifier par votre prestataire informatique permettront d’assurer cette sécurité. Définissez un rythme cohérent, situé généralement entre hebdomadaire et mensuel.

Établir une liste priorisée des services numériques critiques de l’entité

Ce travail doit se faire de manière transverse. Votre responsable informatique, épaulé au besoin de votre prestataire, devra faire le tour des équipes. Ainsi, il pourra questionner chaque service sur les logiciels qu’ils utilisent, et les données qui transitent et sont manipulées. On passera de la compta avec les informations fournisseurs, au CRM avec toutes les données clients, en passant par les RH avec les données candidats et salariés.

Bref, il faut passer tout en revue pour lister le degré de sensibilité des données. Ainsi également que les croisements entre ces outil (par exemple les web services ou les API faisant le lien entre deux bases de données différentes et les mettre à jour).

Ensuite, il convient de bien identifier les prestataires liés à ces outils et données. Vous pourrez au passage vous assurer qu’ils assurent bien leur propre cybersécurité (puisque c’est aussi la vôtre pour le coup) !

S’assurer de l’existence d’un dispositif de gestion de crise adapté à une cyberattaque

Malheureusement, il faut prévoir et se préparer au pire. Sans tricher, posez-vous la question là tout de suite : que feriez-vous si un pirate bloquait votre système informatique et s’appropriait vos données ?

Qui contacter en premier ? Comment éviter/limiter que ça touche d’autres services et/ou clients ? Comment éjecter le pirate ? Comment restaurer rapidement ? Et éviter que la cyber attaque se reproduise dans la foulée ?

Autant de questions qu’il vaut mieux se poser en amont avec les parties prenantes, pour définir un mode opératoire.

Un peu comme les consignes en cas d’incendie, chaque entreprise devrait définir l’attitude à adopter et les process à déployer si ce type d’attaques cyber arrivaient. Et comme toute procédure, elle doit être communiquée à l’ensemble de vos salariés, et exploitants de vos outils informatiques et données.

D’ailleurs, certaines entreprises investiront dans de la formation dans le cadre de ce process.

Des recommandations de cybersécurité à appliquer sans attendre

S’il n’est jamais trop tard pour commencer, attendre pour prévenir les cyber-attaques représente un risque réel pour votre entreprise. Les cyber-attaques peuvent être motivées par des motifs divers : demandes de rançon, concurrents malveillants, pirates qui se challengent entre eux …

N’hésitez pas à contacter votre prestataire informatique pour mettre en place les mesures adaptées à votre situation.